ZAW-NR krok po kroku: przelew na rachunek spoza białej listy
Jeśli zapłaciłeś za transakcję powyżej 15 000 zł brutto na rachunek, którego w dniu zlecenia przelewu nie było w wykazie podatników VAT, masz 7 dni na złożenie zawiadomienia ZAW-NR. Bez niego tracisz koszt podatkowy i ryzykujesz solidarną odpowiedzialność za VAT dostawcy.
Kiedy ZAW-NR jest potrzebny
Wszystkie warunki łącznie:
- dostawca jest czynnym podatnikiem VAT,
- wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto (art. 19 pkt 2 Prawa przedsiębiorców) – liczy się wartość całej transakcji, nie pojedynczej raty,
- zapłaciłeś przelewem na rachunek, którego w dniu zlecenia nie było w wykazie,
- nie zapłaciłeś w MPP.
Skutki bez zawiadomienia: wyłączenie wydatku z kosztów (art. 22p ust. 1 PIT, art. 15d ust. 1 CIT) i solidarna odpowiedzialność za zaległości VAT dostawcy w części dotyczącej tej transakcji (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej).
Krok po kroku
- Sprawdź rachunek na dzień zlecenia przelewu. W wyszukiwarce wykazu podaj NIP, numer rachunku i datę zlecenia (nie dzisiejszą). Zapisz identyfikator zapytania. Jeśli rachunek był w wykazie – nic więcej nie robisz. Nasze narzędzie robi to z dowodem PDF.
- Policz termin. 7 dni od dnia zlecenia przelewu (nie od daty obciążenia rachunku). Przy przelewie z datą przyszłą liczy się dzień zlecenia w banku.
- Wypełnij ZAW-NR. Dane płacącego, dane wystawcy faktury (NIP, nazwa), numer rachunku, na który zapłaciłeś, kwota, data zlecenia przelewu, numer faktury (od 2026 r. warto dopisać numer KSeF).
- Złóż do własnego US. Właściwy jest urząd płacącego. Elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy / podatki.gov.pl albo papierowo.
- Zachowaj UPO. Dołącz je do dokumentacji faktury razem z wydrukiem z wykazu.
Najczęstsze błędy
- Zawiadomienie do urzędu kontrahenta. Składasz do swojego.
- Liczenie 3 dni. Termin wynosił kiedyś 3 dni; od 2022 r. jest 7 dni.
- Pomijanie rat. Transakcja na 20 000 zł płacona w dwóch ratach po 10 000 zł nadal przekracza próg.
- Faktoring. Gdy faktura wskazuje faktora, płacisz na rachunek faktora – patrz KSeF a faktoring.
Jak w ogóle uniknąć ZAW-NR
Najprościej: sprawdzać rachunek w dniu zlecenia przelewu, a przy wątpliwościach płacić w MPP. Jeśli faktury przychodzą przez KSeF, można to zautomatyzować – KSeF Płatności pobiera faktury kosztowe codziennie, sprawdza rachunek z każdej faktury w wykazie i ostrzega przed płatnością, zanim trzeba będzie składać zawiadomienie.
Podstawa prawna: art. 96b ustawy o VAT; art. 117ba Ordynacji podatkowej; art. 22p ustawy o PIT; art. 15d ustawy o CIT; art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Sprawdź rachunek za darmo
Najczęstsze pytania
Ile mam czasu na złożenie ZAW-NR?
7 dni od dnia zlecenia przelewu (art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 22p ust. 4 ustawy o PIT, art. 15d ust. 4 ustawy o CIT).
Do którego urzędu skarbowego składa się ZAW-NR?
Do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla płacącego (Twojego), a nie dla kontrahenta.
Czy ZAW-NR jest potrzebny przy zapłacie w MPP?
Nie. Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności wyłącza negatywne skutki zapłaty na rachunek spoza wykazu, więc zawiadomienia nie składasz.
Czy ZAW-NR dotyczy przelewów poniżej 15 000 zł?
Nie. Sankcje i zawiadomienie dotyczą transakcji o wartości powyżej 15 000 zł brutto (próg z art. 19 Prawa przedsiębiorców), liczonej dla całej transakcji, a nie pojedynczej raty.
Czy można sprawdzić rachunek po przelewie?
Tak. Wykaz pozwala sprawdzić stan na wybrany dzień wstecz (do 5 lat). Liczy się stan na dzień zlecenia przelewu, więc późniejsze sprawdzenie z tą datą jest skuteczne.