KSeF a faktoring: komu zapłacić, gdy w fakturze jest faktor
Coraz więcej faktur kosztowych z KSeF ma trzeciego uczestnika: faktora. To zmienia odbiorcę płatności, ale nie zwalnia z obowiązków przy białej liście i numerze KSeF w tytule przelewu.
Gdzie w fakturze jest faktor
Struktura FA(3) ma sekcję Podmiot3 – podmioty trzecie związane z fakturą. Jedną z ról jest Faktor. Jeżeli dostawca sprzedał wierzytelność albo korzysta z faktoringu, to faktor jest podany w Podmiot3, a rachunek w sekcji Płatność zwykle należy do niego.
W papierowym świecie informacja o cesji była pieczątką lub dopiskiem. W KSeF to dane w XML, więc program może je wychwycić automatycznie – pod warunkiem, że w ogóle czyta Podmiot3, a nie tylko sprzedawcę.
Komu zapłacić
Jeśli zostałeś zawiadomiony o przelewie wierzytelności (a wskazanie faktora w fakturze w praktyce to zawiadomienie), zapłata do rąk dostawcy nie zwalnia Cię z długu wobec faktora (art. 512 Kodeksu cywilnego). Płacisz więc na rachunek faktora wskazany w fakturze.
Biała lista: czyj NIP, czyj rachunek
Przy transakcji powyżej 15 000 zł sprawdzasz rachunek w wykazie podatników VAT. Gdy płacisz faktorowi:
- sprawdzasz NIP faktora i rachunek faktora – to on jest odbiorcą środków,
- faktorzy będący czynnymi podatnikami VAT zgłaszają do wykazu rachunki, na które przyjmują wpłaty od dłużników; jeśli rachunku nie ma, wyjaśnij to przed przelewem,
- przy braku rachunku w wykazie rozważ MPP albo złóż ZAW-NR w ciągu 7 dni.
Częsty błąd: program sprawdza rachunek z faktury w wykazie pod NIP-em dostawcy i wychodzi „rachunek nie figuruje”, choć wszystko jest w porządku. Albo odwrotnie: ktoś podmienił rachunek, a nikt nie zauważył, że w fakturze nie ma żadnego faktora. W obu przypadkach trzeba wiedzieć, czyj to rachunek.
MPP przy faktoringu
Komunikat MPP można skierować na rachunek faktora. Kwota VAT trafi na jego rachunek VAT. W polu NIP podajesz NIP dostawcy (wystawcy faktury), w polu numeru faktury – numer faktury, a od 2027 r. numer KSeF.
Numer KSeF w tytule
Od 1 stycznia 2027 r. w tytule podajesz numer KSeF faktury dostawcy. Faktor nie wystawia nowej faktury, więc numer się nie zmienia. Szczegóły: numer KSeF w tytule przelewu.
Automatyzacja
KSeF Płatności czyta z faktury również Podmiot3. Jeśli jest faktor, rachunek sprawdzamy w wykazie pod NIP-em faktora i pokazujemy to wprost na liście faktur do zapłaty.
Podstawa prawna: art. 509–512 Kodeksu cywilnego; art. 96b i 108a ustawy o VAT; art. 117ba Ordynacji podatkowej; struktura logiczna FA(3) – sekcja Podmiot3.
Sprawdź rachunek za darmo
Najczęstsze pytania
Jak rozpoznać faktora w fakturze ustrukturyzowanej?
W strukturze FA(3) faktor występuje jako Podmiot3 z rolą „Faktor”. Wizualizacja faktury pokazuje go zwykle jako dodatkowy podmiot obok sprzedawcy i nabywcy.
Na czyj rachunek płacić, gdy faktura wskazuje faktora?
Na rachunek wskazany w sekcji płatności faktury, który w przypadku faktoringu należy zwykle do faktora. Zapłata dostawcy po zawiadomieniu o cesji nie zwalnia z długu.
Czy rachunek faktora sprawdzam na białej liście?
Tak, przy transakcjach powyżej 15 000 zł. Sprawdzasz NIP faktora i jego rachunek. Wiele faktorów ma w wykazie rachunki przeznaczone dla dłużników.
Jaki numer KSeF podać w tytule przelewu do faktora?
Numer KSeF faktury wystawionej przez dostawcę – faktor nie wystawia nowej faktury, przejmuje wierzytelność.