Numer KSeF w tytule przelewu od 1 stycznia 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. tytuł przelewu za fakturę ustrukturyzowaną przestaje być „wolnym polem”. Czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT, musi wpisać numer KSeF faktury albo – gdy płaci za kilka faktur naraz – identyfikator zbiorczy. Wynika to z art. 108g ustawy o VAT.

Kogo dotyczy art. 108g

Obowiązek ma trzy warunki, które muszą wystąpić łącznie:

• płacący i odbiorca są czynnymi podatnikami VAT (status sprawdzisz w wykazie podatników VAT),
• płatność dotyczy faktury ustrukturyzowanej albo faktury wystawionej w trybie offline24 / w trybie niedostępności KSeF,
• płacisz poleceniem przelewu lub innym instrumentem, który pozwala podać tytuł płatności.

Przepis obejmuje też osobę trzecią, która płaci za nabywcę (np. spółkę matkę płacącą za spółkę zależną), oraz wystawcę faktury przy poleceniu zapłaty. Nie dotyczy natomiast płatności kartą, gotówką ani faktur B2C.

Co dokładnie wpisać

Numer KSeF zawiera NIP wystawcy, datę przyjęcia faktury do systemu, unikalny ciąg i sumę kontrolną. Literówka zwykle unieważnia sumę kontrolną, więc numer warto kopiować, a nie przepisywać. Nasz generator tytułu przelewu sprawdza format i od razu buduje tekst dla zwykłego przelewu i komunikatu MPP.

Limit 140 znaków i jak się w nim zmieścić

Tytuł przelewu Elixir to 4 linie po 35 znaków. Numer KSeF zajmuje pełną linię, więc przy płatności za trzy faktury przestaje się mieścić – dlatego ustawodawca przewidział identyfikator zbiorczy. W komunikacie MPP miejsca jest jeszcze mniej, bo część zajmują pola /VAT/, /IDC/ i kwoty.

Praktyczna zasada: jedna faktura – numer KSeF, dwie i więcej – identyfikator zbiorczy. Dopisywanie kilku numerów KSeF jeden po drugim nie jest przewidziane w przepisie.

Identyfikator zbiorczy – skąd go wziąć

Generuje go KSeF na podstawie listy numerów KSeF faktur jednego wystawcy. Może to zrobić zarówno wystawca, jak i nabywca – w Aplikacji Podatnika KSeF albo programem zintegrowanym z API. Szczegóły i ograniczenia opisujemy w artykule Identyfikator zbiorczy KSeF – płatność za kilka faktur.

Na co uważać przy wdrożeniu

• Bankowość i ERP. Jeśli robisz paczki przelewów (Elixir-0, CSV do banku), sprawdź, czy Twój program wstawia numer KSeF, a nie tylko numer z pola P_2. Wiele szablonów eksportu tego jeszcze nie robi.
• Faktury korygujące. Gdy płacisz po korekcie, w tytule wskaż numer KSeF faktury, za którą faktycznie płacisz; przy rozliczeniu faktury i korekty jednym przelewem użyj identyfikatora zbiorczego.
• Faktoring. Płacisz na rachunek faktora (Podmiot3), ale numer KSeF jest nadal numerem faktury dostawcy – zob. KSeF a faktoring.
• Biała lista się nie zmienia. Numer KSeF w tytule nie zastępuje sprawdzenia rachunku w wykazie podatników VAT przy płatnościach powyżej 15 000 zł – patrz czego KSeF nie sprawdza.

Co możesz zrobić już teraz

Do końca 2026 r. podawanie numeru KSeF jest dobrowolne, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zacząć wcześniej. To dobry test: zobaczysz, czy Twoja bankowość nie ucina tytułu i czy księgowa łatwiej paruje wpłaty z wyciągu z fakturami.

Podstawa prawna: art. 108g ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2027 r.); informacje MF: Numer KSeF i zbiorczy identyfikator.

Najczęstsze pytania