Czy KSeF sprawdza rachunek bankowy? Nie – i co z tego wynika
„Faktura przyszła przez KSeF, więc jest pewna.” To częsty skrót myślowy. KSeF potwierdza, że fakturę wystawił uprawniony podmiot i że XML jest poprawny. O rachunku bankowym nie mówi nic.
Co KSeF sprawdza, a czego nie
| KSeF sprawdza | KSeF nie sprawdza |
|---|---|
| zgodność ze schematem FA(3) | czy rachunek jest w wykazie podatników VAT |
| uprawnienia wystawcy w kontekście NIP | czy rachunek należy do sprzedawcy (albo faktora) |
| nadanie numeru KSeF i daty przyjęcia | czy rachunek zmienił się od poprzedniej faktury |
| czy transakcja wymaga MPP |
Faktura może więc być w KSeF w pełni poprawna, a rachunek w niej – spoza białej listy. Zdarza się to przy nowych rachunkach, które dostawca zapomniał zgłosić, przy rachunkach walutowych, a czasem przy próbach podmiany rachunku.
Dlaczego to ma znaczenie
Przy zapłacie za transakcję powyżej 15 000 zł brutto na rachunek czynnego podatnika VAT, którego nie ma w wykazie w dniu zlecenia przelewu:
- nie zaliczysz wydatku do kosztów (art. 22p PIT, art. 15d CIT),
- odpowiadasz solidarnie za VAT dostawcy od tej transakcji (art. 117ba Ordynacji podatkowej),
- chyba że zapłacisz w MPP albo w 7 dni złożysz ZAW-NR.
Dodatkowo brak weryfikacji w wykazie bywa argumentem przeciw dochowaniu należytej staranności przy odliczeniu VAT.
Jak to kontrolować przy fakturach z KSeF
Faktura ustrukturyzowana ma rachunek w polu Platnosc/RachunekBankowy/NrRB i NIP sprzedawcy w Podmiot1. To idealne dane do automatycznego sprawdzenia – nikt nie musi ich przepisywać z PDF-a.
- Pobierz fakturę z KSeF (ręcznie albo automatycznie).
- Sprawdź NIP + rachunek w API wykazu podatników VAT na dzień planowanej płatności; zapisz identyfikator zapytania.
- Jeśli w fakturze jest Podmiot3 z rolą faktora – sprawdzaj NIP faktora (dlaczego).
- Powtórz sprawdzenie w dniu zlecenia przelewu, jeśli między fakturą a zapłatą minęło kilka dni.
Pojedynczy rachunek sprawdzisz za darmo z dowodem PDF w naszym narzędziu. Dla wszystkich faktur kosztowych robi to KSeF Płatności: codziennie pobiera faktury z KSeF, sprawdza rachunki, ponownie weryfikuje te do zapłaty 3 dni przed terminem i ostrzega mailem o ryzykownych płatnościach.
A od 2027 r.?
Dojdzie obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu. Zasady białej listy się nie zmieniają – to dwa niezależne obowiązki.
Podstawa prawna: art. 96b ustawy o VAT; art. 117ba Ordynacji podatkowej; art. 22p ustawy o PIT; art. 15d ustawy o CIT; art. 19 Prawa przedsiębiorców.
Sprawdź rachunek za darmo
Najczęstsze pytania
Czy faktura z KSeF gwarantuje, że rachunek jest prawidłowy?
Nie. KSeF sprawdza zgodność XML ze schematem FA(3) i uprawnienia wystawcy. Nie porównuje rachunku z wykazem podatników VAT ani z wcześniejszymi fakturami.
Kiedy trzeba sprawdzić rachunek na białej liście?
Przy zapłacie za transakcję powyżej 15 000 zł brutto na rzecz czynnego podatnika VAT – według stanu na dzień zlecenia przelewu.
Czy wystarczy sprawdzić kontrahenta raz?
Nie. Rachunki w wykazie się zmieniają, a status VAT może zostać wykreślony. Liczy się stan na dzień zlecenia konkretnego przelewu.
Czy MPP zwalnia z ryzyka?
Zapłata w MPP wyłącza skutki zapłaty na rachunek spoza wykazu w PIT/CIT i odpowiedzialność solidarną z art. 117ba OP.