Wyciąg bankowy a faktury KSeF: jak dopasować przelewy

Wyciąg bankowy mówi, co wyszło z konta. Faktury z KSeF mówią, za co powinno wyjść. Dopóki te dwa źródła nie są ze sobą złączone, księgowa traci czas na ręczne szukanie, a właściciel nie wie, które faktury kosztowe są już opłacone. Poniżej praktyczny sposób na dopasowanie przelewów do faktur KSeF – bez porady podatkowej, tylko procedura operacyjna.

Dlaczego wyciąg i KSeF żyją osobno

KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane (FA(3)): NIP sprzedawcy, kwoty, termin płatności, rachunek, numer KSeF. Bank ma z kolei listę operacji: data, kwota, tytuł, ewentualnie rachunek kontrahenta. Żaden z systemów sam z siebie nie zna drugiego. Dopasowanie to więc osobny krok – w Excelu, w ERP albo w narzędziu takim jak rozliczenie wyciągu z KSeF.

Problem narasta przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie: podobne kwoty, ten sam dostawca, przelewy zbiorcze, faktoring. Bez reguł łatwo oznaczyć złą fakturę jako zapłaconą.

Dwa sposoby dopasowania

Heurystyka kwota + NIP + data porównuje brutto z faktury z kwotą przelewu, NIP sprzedawcy z NIP lub rachunkiem kontrahenta na wyciągu oraz datę księgowania z terminem płatności (zwykle ± kilka dni). To wystarczy na start, ale wymaga przeglądu „podejrzanych” par.

Numer KSeF w tytule jest pewniejszy. Od 1 stycznia 2027 r. przy przelewach B2B między czynnymi podatnikami VAT numer KSeF (albo identyfikator zbiorczy) będzie obowiązkowy – szczegóły w artykule numer KSeF w tytule przelewu. Warto wpisywać go już teraz: wyciąg sam „powie”, którą fakturę opłacono.

Jakie formaty wyciągu wczytać

Banki eksportują operacje w kilku formatach. Do automatycznego dopasowania potrzebujesz pliku z kwotą, datą, tytułem i ideally rachunkiem lub nazwą kontrahenta:

• MT940 – klasyczny SWIFT, nadal popularny w księgowości i ERP,
• CAMT.053 – XML ISO 20022, coraz częściej standard w bankowości elektronicznej,
• CSV – eksport z bankowości detalicznej/firmowej, np. PKO BP, mBank, ING; kolumny bywają różne, więc przy imporcie mapujesz „kwota”, „data”, „tytuł”, „rachunek”.

Przed pierwszym importem sprawdź jeden plik ręcznie: czy tytuł nie jest ucięty, czy kwoty mają przecinek czy kropkę i czy bank w ogóle podaje NIP kontrahenta (wiele CSV-ów go nie ma – wtedy zostaje rachunek albo sama kwota + data).

Krok po kroku: rozliczenie wyciągu z fakturami KSeF

1. Pobierz faktury kosztowe z KSeF za okres wyciągu (Aplikacja Podatnika albo automatyczny eksport do Excela – zob. faktury z KSeF do Excela).
2. Eksportuj wyciąg z banku (MT940 / CAMT.053 / CSV) za ten sam okres.
3. Najpierw sparuj przelewy, w których tytule jest numer KSeF lub identyfikator zbiorczy – to pary jednoznaczne.
4. Pozostałe przelewy wychodzące dopasuj po kwocie brutto, NIP/rachunku sprzedawcy i dacie bliskiej terminowi płatności.
5. Oznacz status: zapłacona / częściowo / brak pary (np. zaliczka, prowizja bankowa, przelew prywatny).
6. Przy płatnościach powyżej 15 000 zł upewnij się osobno, że rachunek z faktury był na białej liście – KSeF tego nie robi (czego KSeF nie sprawdza).

Typowe pułapki

• Przelew zbiorczy – jedna kwota za kilka faktur; bez identyfikatora zbiorczego w tytule trzeba rozbić ręcznie albo po liście z ERP.
• Faktoring – płacisz na rachunek faktora, a NIP na fakturze to NIP dostawcy; dopasowanie po samym NIP z wyciągu może zawieść.
• Korekty i MPP – kwota przelewu może różnić się od pierwotnej faktury; przy MPP część środków idzie na rachunek VAT.
• Ucięty tytuł – bankowość czasem skraca pole do limitu Elixir; numer KSeF powinien zajmować pełną linię 35 znaków.

Co zyskujesz, gdy pary są gotowe

Masz listę faktur z KSeF ze statusem płatności, listę przelewów bez faktury (do wyjaśnienia) i mniej pytań od księgowej. To też przygotowanie na 2027 r.: gdy numer KSeF będzie w każdym tytule, dopasowanie stanie się niemal automatyczne.

Jeśli chcesz przejść od Excela do jednego widoku, na stronie rozliczenia wyciągu z KSeF jest opis modułu w KSeF Płatności: faktury z KSeF + wyciąg (MT940 / CAMT.053 / CSV) i propozycje par. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani księgowej.

Najczęstsze pytania