Faktury kosztowe z KSeF do Excela: trzy sposoby

KSeF przechowuje faktury jako XML w strukturze FA(3). Księgowa, właściciel czy dział zakupów najczęściej chcą jednak jednej tabeli: kto, ile, do kiedy, na jaki rachunek. Oto trzy sposoby – od darmowego ręcznego po automatyczny.

Sposób 1: Aplikacja Podatnika + ręczne zestawienie

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) w kontekście swojej firmy.
2. Wejdź w faktury otrzymane (nabywca = Twój NIP), ustaw zakres dat.
3. Pobierz XML-e lub przejrzyj listę i przepisz kluczowe pola do arkusza.

Dla kilku faktur miesięcznie to wystarczy. Przy kilkudziesięciu robi się z tego godzina tygodniowo.

Sposób 2: Power Query na plikach XML

Jeśli masz folder z XML-ami, Excel może je wczytać zbiorczo: Dane → Pobierz dane → Z pliku → Z folderu, a potem rozwinąć potrzebne węzły. Najważniejsze pola FA(3):

Pułapka: numeru KSeF nie ma w samym XML – jest nadawany przez system i widać go na liście faktur, w nazwie pobranego pliku albo w metadanych z API. Bez niego zestawienie nie wystarczy do JPK_V7 ani, od 2027 r., do tytułów przelewów.

Sposób 3: automatyczne pobieranie codziennie

Program łączy się z API KSeF, raz dziennie pobiera nowe faktury otrzymane i dopisuje je do zestawienia. Tak działa KSeF Płatności: codziennie o poranku pobiera faktury kosztowe, robi PDF-y, Excel i ZIP dla księgowej, a przy okazji sprawdza rachunek z każdej faktury na białej liście. Dostęp daje token KSeF z uprawnieniem tylko do przeglądania faktur – jak go wygenerować.

Jeśli pobierasz faktury sam przez API, pamiętaj o limitach żądań – co oznacza komunikat „przekroczono limit”.

Co powinno być w dobrym zestawieniu

• numer KSeF i numer faktury – osobno,
• termin płatności i status (zapłacona / do zapłaty),
• rachunek z faktury i wynik sprawdzenia na białej liście z datą,
• flaga MPP i kwota brutto (powyżej 15 000 zł obowiązkowe MPP dla towarów z załącznika nr 15),
• Podmiot3, jeśli jest faktor – dlaczego to ważne.

Najczęstsze pytania