KSeF od 1 stycznia 2027 r.: checklista dla mikrofirmy
Dla najmniejszych firm 2026 rok był okresem przejściowym: faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie można było wystawiać poza KSeF, a kary były odroczone. 1 stycznia 2027 r. te ułatwienia się kończą. Oto lista rzeczy do zrobienia w grudniu.
Co się zmienia 1 stycznia 2027 r.
- Koniec limitu 10 000 zł. Faktury B2B wystawiasz w KSeF niezależnie od wartości sprzedaży.
- Kasy fiskalne. Kończy się też przejściowa możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących poza KSeF.
- Sankcje. Przepisy o karach za naruszenia związane z KSeF zaczynają być stosowane.
- Numer KSeF w przelewach. Płacąc za e-fakturę innemu czynnemu podatnikowi VAT, wpisujesz w tytule numer KSeF lub identyfikator zbiorczy (art. 108g).
Checklista na grudzień
- Wybierz narzędzie do wystawiania. Darmowe: Aplikacja Podatnika, aplikacja mobilna, e-mikrofirma. Albo program do faktur z integracją KSeF. Wystaw testową fakturę w środowisku testowym/demonstracyjnym.
- Uwierzytelnienie. Sprawdź, czym się logujesz (węzeł krajowy, podpis kwalifikowany, token, certyfikat KSeF). MF zapowiedziało utrzymanie tokenów po 2026 r., ale nowelizacja rozporządzenia jest w toku – rozważ wygenerowanie certyfikatu KSeF jako zapasu. Do trybu offline potrzebny jest certyfikat typu 2.
- Uprawnienia dla księgowej. Nadaj biuru uprawnienie do przeglądania faktur (i ewentualnie wystawiania) – jak to zrobić dobrze.
- Faktury kosztowe. Ustal, kto i jak często je pobiera. Faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru KSeF, nie gdy dostaniesz PDF mailem.
- Przelewy. Sprawdź, czy bankowość pozwala wkleić 35-znakowy numer KSeF w tytule, a w paczkach przelewów – czy program go wstawia. Generator tytułu przelewu pomoże przy ręcznych płatnościach.
- Biała lista. KSeF nie weryfikuje rachunków. Przy kwotach powyżej 15 000 zł nadal sprawdzasz rachunek w wykazie – szczegóły.
- Numeracja i korekty. Korekt e-faktur nie robi się notą – nabywca prosi o fakturę korygującą wystawioną w KSeF.
- B2C. Faktury dla konsumentów mogą zostać poza KSeF – ustal, jak je odróżniasz w programie.
Jeśli masz mało czasu
Minimum na 1 stycznia: działające logowanie do KSeF, jedna przetestowana faktura sprzedaży, ustalony sposób odbioru faktur kosztowych i dodawanie numeru KSeF do tytułów przelewów. Resztę da się dopracować w styczniu.
Odbiór faktur kosztowych można zautomatyzować: KSeF Płatności codziennie pobiera faktury otrzymane, wysyła księgowej PDF/Excel i ostrzega przed przelewem na rachunek spoza białej listy.
Źródła: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0; Certyfikaty KSeF; art. 108g ustawy o VAT.
Zobacz plany
Najczęstsze pytania
Czy od 2027 r. mogę jeszcze wystawiać faktury papierowe dla firm?
Co do zasady nie. Ułatwienie dla podatników, u których sprzedaż na fakturach poza KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, obowiązuje do 31 grudnia 2026 r. Wyjątki (np. faktury dla konsumentów, niektóre wyłączenia z rozporządzenia) zostają.
Czy muszę kupić program do KSeF?
Nie. MF udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Płatny program przydaje się przy większej liczbie faktur lub automatyzacji.
Czy tokeny KSeF będą działać po 2026 r.?
MF zapowiedziało utrzymanie tokenów po 31 grudnia 2026 r. i nowelizację rozporządzenia. Do czasu publikacji zmiany warto mieć alternatywną metodę uwierzytelnienia (np. certyfikat KSeF).
Czy jako mikrofirma muszę odbierać faktury z KSeF już teraz?
Tak. Obowiązek odbioru faktur ustrukturyzowanych dotyczy wszystkich od 1 lutego 2026 r. – faktura kosztowa jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF.