Limit 10 000 zł w KSeF: co zmienia się od 2027?

Krótka odpowiedź: do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF (papierowe albo np. PDF mailem), jeśli suma sprzedaży brutto na takich fakturach w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. to ułatwienie znika i faktury dla firm wystawiasz w KSeF bez względu na kwotę. Odbiór faktur kosztowych przez KSeF dotyczy Cię już teraz – obowiązek otrzymywania faktur w KSeF istnieje od 1 lutego 2026 r.

Poniżej wyjaśniamy prostym językiem, jak liczyć ten limit, co do niego nie wchodzi i co przygotować przed styczniem. Każdą informację opieramy na ustawie o VAT i materiałach Ministerstwa Finansów – źródła znajdziesz na końcu.

Skąd się wziął limit 10 000 zł

Obowiązkowy KSeF wchodził etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT), i od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych. Dla najmniejszych firm ustawodawca dodał przepis przejściowy – art. 145m ustawy o VAT. Zgodnie z nim od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe (czyli poza KSeF), jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

Forma prawna nie ma znaczenia – dotyczy to zarówno jednoosobowej działalności, jak i spółki. Ministerstwo Finansów podaje przykład kwiaciarki, która wystawia trzy faktury miesięcznie po 1 500–2 500 zł: do końca 2026 r. może wystawiać je poza KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. obejmie ją obowiązek KSeF.

Jak policzyć miesięczną sumę 10 000 zł

• Liczysz brutto – razem z VAT, nie netto.
• Liczysz miesiąc kalendarzowy według daty wystawienia faktury, a nie daty sprzedaży. Jeśli sprzedałeś coś 5 kwietnia, a fakturę wystawiłeś 7 maja, wlicza się ona do maja.
• Liczysz tylko faktury, które musiałbyś wystawić w KSeF, czyli w praktyce faktury dla firm (B2B) i instytucji, do których nie ma innego wyłączenia.

Najważniejsza pułapka: przekroczenie jest jednorazowe i nieodwracalne. Według art. 145m ust. 2 tracisz prawo do faktur poza KSeF począwszy od faktury, którą przekroczyłeś limit. MF wyjaśnia to wprost: jeśli w drugim miesiącu przekroczysz 10 000 zł, w KSeF wystawiasz już tę fakturę i wszystkie kolejne, a to, że w trzecim miesiącu sprzedasz mniej, nie ma już znaczenia.

Przykład. W październiku wystawiłeś faktury B2B na 4 000 zł i 5 000 zł brutto (razem 9 000 zł). Kolejna faktura na 1 500 zł podnosi sumę do 10 500 zł – więc tę fakturę wystawiasz już w KSeF, podobnie jak każdą następną, także w listopadzie i grudniu.

Czego nie wliczasz do limitu

Według odpowiedzi MF do limitu 10 000 zł nie wlicza się:

• faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. faktur konsumenckich) – te w ogóle nie są objęte obowiązkowym KSeF;
• sprzedaży dla konsumentów udokumentowanej wyłącznie na kasie rejestrującej;
• faktur wystawionych przy użyciu kasy rejestrującej;
• paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł brutto, uznanych za faktury uproszczone.

MF zaznacza też, że faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT na rzecz innych podatników co do zasady trzeba wystawiać w KSeF, jeśli nie ma dla nich odrębnego wyłączenia – więc zwolnienie z VAT samo w sobie nie zwalnia z KSeF.

Paragony z NIP do 450 zł i faktury z kasy – też tylko do końca 2026 r.

Osobne ułatwienie daje art. 145n ustawy o VAT: od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać poza KSeF faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury (paragony z NIP nabywcy do 450 zł). To ułatwienie działa niezależnie od kwoty i niezależnie od limitu 10 000 zł.

Ono również kończy się z końcem roku. MF pisze, że po tym okresie wszystkie faktury będą wystawiane przy użyciu KSeF. Jeśli prowadzisz sklep lub punkt usługowy i klienci firmowi proszą o faktury do paragonów, zaplanuj, jak od stycznia będziesz je wystawiać w KSeF.

Co jeszcze zmienia się 1 stycznia 2027 r.

• Kary. Według MF kary za błędy w KSeF zostały odroczone do 1 stycznia 2027 r.
• Numer KSeF w przelewie. Art. 108g ustawy o VAT będzie stosowany do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. – płacąc za e-fakturę, podasz w tytule numer KSeF. Więcej w artykule Numer KSeF w tytule przelewu od 2027, a tytuł przygotujesz w darmowym generatorze.

Checklista na styczeń 2027

1. Sprawdź, jak się logujesz do KSeF. Możliwe metody to m.in. Podpis Zaufany, podpis lub pieczęć kwalifikowana, token albo certyfikat KSeF. Tokeny pierwotnie miały działać do końca 2026 r., ale MF zdecydowało, że zostaną utrzymane bezterminowo (rozporządzenie ma zostać znowelizowane). Tokeny i certyfikaty działają równolegle; certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata.
2. Pobierz certyfikat KSeF, jeśli chcesz wystawiać offline. Faktura w trybie offline musi mieć dwa kody QR, a do wygenerowania drugiego potrzebny jest wcześniej pobrany certyfikat KSeF.
3. Upewnij się, że Twój program obsługuje strukturę FA(3). To według niej (oraz ustawy o VAT) wystawia się faktury ustrukturyzowane. Pola fakultatywne nie są obowiązkowe – faktura z wymaganymi danymi jest prawidłowa.
4. Wystaw próbną fakturę w wybranym narzędziu jeszcze w grudniu.
5. Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu – jak to zrobić.
6. Ustal odbiór faktur kosztowych. Faktura jest otrzymana w chwili nadania jej numeru KSeF, a mail z PDF ma tylko charakter pomocniczy.

Szerszą listę zadań znajdziesz w artykule KSeF od 1 stycznia 2027 r.: checklista dla mikrofirmy.

Darmowe narzędzia: Aplikacja Podatnika i ksef.almmity.com

Do KSeF nie musisz kupować programu. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF (wystawianie, uprawnienia, tokeny, podgląd faktur, pobieranie UPO), Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Przy kilku fakturach miesięcznie to w zupełności wystarczy.

Gdy faktur jest więcej albo chcesz zautomatyzować płatności, przydadzą się nasze rozwiązania:

• Darmowe narzędzia na ksef.almmity.com – generator tytułu przelewu z numerem KSeF, kalkulator odsetek z notą odsetkową i generator wezwania do zapłaty.
• Sprawdzenie kontrahenta po NIP na api.almmity.com – status VAT, rachunki z wykazu i dane z KRS, zanim wystawisz fakturę lub zapłacisz. Dla firm i biur jest też API do weryfikacji kontrahentów.
• Plany KSeF Płatności – codzienne pobieranie faktur kosztowych z KSeF, PDF/Excel dla księgowej, sprawdzanie rachunków na białej liście i przelewy z numerem KSeF.

Źródła: ustawa o VAT, tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 145l, 145m, 145n, 108g), zmieniona m.in. ustawą z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203; Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (ksef.podatki.gov.pl); Certyfikaty KSeF (ksef.podatki.gov.pl); rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740). Stan na 13 października 2026 r.

Najczęstsze pytania