Jak wystawiać faktury KSeF, sprzedając na Allegro

Sprzedawca na Allegro ma w praktyce trzy drogi do KSeF. Wybór zależy od liczby zamówień firmowych i od tego, czy chcesz codziennie przepisywać dane. Najpierw jednak jedna rzecz wspólna dla wszystkich: dostęp do KSeF.

Krok 0: dostęp do KSeF i token

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl) – np. profilem zaufanym albo e-dowodem jako właściciel firmy.
2. Wygeneruj token z uprawnieniem do wystawiania faktur. Token wklejasz w programie lub integracji; nie podawaj go nikomu e-mailem.
3. Jeśli fakturami zajmuje się biuro rachunkowe lub pracownik, nadaj im uprawnienia w KSeF zamiast dzielić się tokenem właściciela.

Sposób 1: ręcznie w Aplikacji Podatnika KSeF

Darmowe narzędzie MF pozwala wypełnić fakturę w formularzu i wysłać ją do KSeF. Dobre przy kilku fakturach B2B miesięcznie. Minusy: dane nabywcy i pozycje z zamówienia Allegro przepisujesz ręcznie, a PDF do zamówienia dołączasz sam(a).

Sposób 2: program do fakturowania z integracją Allegro i KSeF

Wiele programów pobiera zamówienia z Allegro i wysyła faktury do KSeF. Sprawdź, czy program: obsługuje FA(3), dołącza fakturę do zamówienia dopiero po nadaniu numeru KSeF, pozwala ustawić stawkę VAT per oferta i pokazuje błędy z KSeF. Opłacalne, gdy i tak prowadzisz w nim pełną sprzedaż i magazyn.

Sposób 3: automat od zamówienia do PDF w Allegro

Jeśli faktury wystawiasz głównie dla zamówień Allegro, wystarczy usługa, która: pobiera opłacone zamówienia z „Chcę otrzymać fakturę”, tworzy FA(3), wysyła do KSeF, czeka na numer i dołącza PDF z kodem QR do zamówienia. Tak działa integracja Allegro w KSeF Płatności – ręcznie jednym kliknięciem albo automatycznie dla nowych zamówień.

Na co uważać niezależnie od sposobu

• Stawki VAT – ceny na Allegro są brutto; ustal stawkę dla każdej oferty i dla dostawy.
• Konsumenci – faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 1263), ale mogą (art. 106ga ust. 4) – wtedy udostępniasz je w uzgodniony sposób z kodem QR (art. 106gb ust. 4 pkt 6 i ust. 5); nie mieszaj ich z B2B bez potrzeby.
• Faktura do paragonu – tylko gdy paragon zawierał NIP nabywcy (art. 106b ust. 5).
• Termin – przy zapłacie z góry do 15. dnia miesiąca po miesiącu zapłaty (art. 106i ust. 2); w KSeF liczy się dzień przesłania (art. 106na).
• Awaria lub brak internetu – tryb offline24: wysyłka do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2); przy awarii KSeF ogłoszonej przez MF – 7 dni roboczych od jej zakończenia (art. 106nf ust. 4), przy niedostępności – następny dzień roboczy po jej zakończeniu (art. 106nh ust. 2).
• Od 2027 r. – kary z art. 106ni ust. 1 (do 100% VAT z faktury, a bez VAT – do 18,7% kwoty należności) za fakturę poza KSeF lub spóźnioną wysyłkę offline; najmniejsi sprzedawcy (do 10 000 zł brutto faktur miesięcznie) muszą wejść do KSeF najpóźniej 1 stycznia 2027 r. (art. 145m, Dz.U. 2025 poz. 1203).

Stan prawny na 12 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady doradcy podatkowego.

Najczęstsze pytania